Định mức khăn lau phòng sạch: 5 bước tính theo ca
Cách tính định mức khăn lau phòng sạch theo từng ca
Định mức khăn lau phòng sạch nên được tính từ số tờ cần để hoàn thành công việc đúng quy trình. Nếu chỉ chia số gói mua tháng trước cho số ngày làm việc, nhà máy có thể bỏ sót đợt đổi sản phẩm, ca vệ sinh sâu hoặc số khăn phải loại bỏ sau khi mở gói. Ngược lại, nếu lấy ngày bận nhất làm mức cấp cố định, vật tư có thể tồn tại điểm sử dụng quá lâu. Bài này hướng dẫn QA, sản xuất và kho lập mức cấp theo ca, quy đổi ra lượng mua và nhận biết lúc nào cần cập nhật.
1. Lập danh sách điểm lau trước khi tính định mức khăn lau phòng sạch
Tách theo khu vực, thao tác và mã khăn
Bắt đầu với sơ đồ khu vực và lịch vệ sinh đang có hiệu lực. Mỗi dòng trong bảng theo dõi chỉ mô tả một công việc đủ rõ để hai người độc lập ghi nhận giống nhau. Chẳng hạn, “lau mặt ngoài xe đẩy sau khi đưa hàng vào phòng” dễ đếm hơn “lau xe đẩy”. Tách công việc đầu ca, cuối ca, sau đổi lô và xử lý phát sinh. Đối với thiết bị, ghi rõ phạm vi lau là mặt ngoài, bộ phận tháo rời hay bề mặt tiếp xúc với sản phẩm, vì các nhóm này có thể dùng quy trình và vật tư khác nhau.
Mỗi dòng cần có mã khu vực, mã thiết bị hoặc điểm lau, số điểm tương tự, tần suất, đơn vị ghi nhận và mã khăn được duyệt. Với công việc có hai lượt, chẳng hạn lau một lượt và xử lý bề mặt ở lượt riêng theo quy trình, ghi từng lượt. Nếu cùng kích thước nhưng hai loại khăn có tình trạng tiệt trùng hoặc yêu cầu kiểm soát khác nhau, giữ hai mã riêng trong cả bảng theo dõi lẫn bảng mua. Tên thương mại giống nhau chưa đủ để thay vật tư giữa các khu vực.
Không lấy diện tích toàn phòng chia cho diện tích của một tờ. Hình dạng chi tiết, cạnh, tay nắm, cách gấp, loại cặn và quy tắc thay khăn làm thay đổi số tờ sử dụng. Có thể dùng mét vuông làm đơn vị tham chiếu cho bề mặt phẳng lặp lại nếu quy trình của cơ sở cho phép và số liệu thực tế cho thấy đủ ổn định. Với nhiều chi tiết nhỏ, đơn vị “lượt lau một cụm thiết bị” thường dễ theo dõi hơn.
2. Đếm số tờ thực dùng trong các ca đại diện
Ghi số mở gói, số dùng và số loại bỏ riêng
Nhân viên ghi nhận ngay sau công việc: số tờ đã đưa vào thao tác, số bị loại trước khi dùng và lý do. Ví dụ, gói bị rách khi chuyển vào phòng, khăn rơi ra ngoài vùng cho phép hoặc phần còn lại phải hủy vì quy định sau mở gói. Nếu tờ đầu tiên bị loại trước khi tiếp xúc bề mặt, vẫn cần ghi là một tờ hao hụt. Cách ghi này giúp tổ trưởng phân biệt lượng dùng do yêu cầu vệ sinh với hao hụt do cấp phát hoặc lưu giữ.
Chọn các ca có điều kiện khác nhau: ngày chạy ổn định, ca đổi lô và ngày có công việc định kỳ. Nếu chỉ quan sát một ca thuận lợi, mức cấp dễ thiếu khi lịch sản xuất thay đổi. Ghi số người thao tác và những bất thường có thể ảnh hưởng kết quả, chẳng hạn thiết bị mới, khu vực bảo trì hoặc thời gian vệ sinh bị dồn lại. Khi một ca chênh lệch lớn, cùng nhân viên xem lại nguyên nhân trước khi quyết định đưa vào mức thông thường.
Không yêu cầu nhân viên dùng ít tờ hơn để đạt chỉ tiêu. Nếu thấy chênh lệch, kiểm tra cách hiểu điểm kết thúc của từng lượt lau, cách chuẩn bị vật tư và việc ghi số đếm. Nếu hai người cùng làm đúng quy trình mà lượng dùng vẫn khác nhau, hãy xem liệu phạm vi công việc có giống nhau hay không. Tổ trưởng có thể theo dõi thêm trong điều kiện tương đương để chọn mức cấp vừa đủ và giữ dự trữ tại vị trí được phép.
3. Tính số tờ theo ca và chuyển thành số gói cần mua
Công thức thực hành: số tờ dự kiến cho một ca bằng tổng của số điểm nhân số lượt lau nhân số tờ thực đo cho mỗi lượt, cộng số tờ loại bỏ dự kiến theo quan sát. Khi công việc không xảy ra mỗi ca, hãy đưa vào dòng riêng. Dòng đó chỉ cộng vào lượng cấp của ca thực hiện. Bảng dưới đây là ví dụ giả định để minh họa phép tính, không phải mức cấp áp dụng cho mọi phòng.
| Công việc | Điểm × lượt × tờ | Số tờ |
|---|---|---|
| Lau mặt ngoài xe đẩy | 4 × 2 × 2 | 16 |
| Lau cụm tay nắm | 6 × 1 × 1 | 6 |
| Lau bàn theo quy trình | 3 × 2 × 2 | 12 |
| Số tờ dự kiến phải loại theo quan sát | Ghi riêng | 3 |
| Tổng ca thông thường | 16 + 6 + 12 + 3 | 37 |
Nếu lịch có hai ca thông thường mỗi ngày và 22 ngày làm việc, nhu cầu ví dụ là 37 × 2 × 22 = 1.628 tờ. Giả sử có thêm bốn đợt vệ sinh định kỳ, mỗi đợt dùng 18 tờ cùng mã, nhu cầu thành 1.700 tờ. Nếu cơ sở chọn giữ riêng 150 tờ dự trữ và chưa có tồn sử dụng được, cần chuẩn bị 1.850 tờ. Với quy cách giả định 100 tờ/gói, làm tròn lên thành 19 gói. Trường hợp dùng nhiều mã khăn, lặp phép tính theo từng mã rồi mới cộng ngân sách.
Khi đặt hàng, dùng tồn khả dụng: số gói còn đủ điều kiện cấp và không dành riêng cho công việc khác. Kiểm tra cả lượng đang trên đường, thời điểm dự kiến nhận và khả năng lô hàng chưa được phép đưa vào sử dụng ngay khi nhập kho. Nếu kho ghi nhận theo thùng, quy đổi bằng số gói thực tế trong thùng của mã đó. Một bảng dự trù tốt nên có cột tờ, gói và thùng để tránh đặt nhầm khi nhà cung cấp gửi báo giá theo đơn vị khác.
4. Thiết kế mức tồn và cách cấp phát phù hợp với quy trình
Giữ dự trữ ở nơi phù hợp
Một cách đặt điểm mua lại là lấy nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ hàng cộng lượng dự trữ. Thời gian chờ tính đến lúc hàng sẵn sàng cấp, có thể gồm vận chuyển, tiếp nhận và kiểm tra theo quy trình của cơ sở. Nếu lịch đổi lô tăng vào tuần tới, dùng lịch đó để tính nhu cầu trong kỳ thay vì lấy trung bình tháng. Theo dõi riêng tồn của những mã có ít lựa chọn thay thế hoặc có thời gian nhập dài.
Không nhất thiết mang toàn bộ lượng dự trữ vào phòng. Tách mức cấp theo ca và phần dự trữ ở nơi lưu giữ được phê duyệt. Nếu quy trình không cho chuyển gói đã mở sang ca sau, đưa phần phải loại vào kế hoạch. Nếu nhà cung cấp có quy cách gói nhỏ hơn, so sánh tổng chi phí theo số tờ sử dụng được, bao gồm cả lượng phải loại và công sức cấp phát. Một gói có giá mỗi tờ thấp hơn có thể tốn hơn nếu mỗi ca thường chỉ sử dụng một phần nhỏ.
Kiểm tra dữ liệu trước khi đổi mã khăn
Với mã mới, hỏi nhà cung cấp về vật liệu, kích thước, kiểu mép, quy cách bao gói, tài liệu theo lô và tình trạng tiệt trùng nếu quy trình yêu cầu. Kiểm tra mức tương thích với hóa chất sử dụng và tiêu chí liên quan đến việc lau bề mặt cụ thể. Không suy ra mức phát sinh hạt hoặc khả năng thấm từ ảnh. IEST-RP-CC004 là tài liệu tham chiếu về đánh giá vật liệu lau trong phòng sạch và môi trường kiểm soát; mức chấp nhận và phương án thử cần được cơ sở xác định cho ứng dụng của mình.
Nếu đổi kích thước khăn hoặc đổi sang loại làm ẩm sẵn, đừng giữ nguyên định mức chỉ vì thao tác có cùng tên. Quan sát lại ở bề mặt thực tế, cùng vật tư và dung dịch được chấp thuận. Đếm số tờ trong điều kiện bình thường, xem khăn có cần thay sớm hơn ở những vị trí góc cạnh hay không và ghi kết quả trước khi thay bảng cấp phát. Tham khảo thêm hướng dẫn chọn cách dùng khăn khô hoặc làm ẩm và tài nguyên SHiZU về khăn lau cho điện tử và bán dẫn để phân biệt yêu cầu giữa các ứng dụng.
5. So mức dự kiến với tiêu hao và sửa theo nguyên nhân
Dùng một bảng ngắn để tổ trưởng và kho cùng theo dõi
Mẫu theo dõi có thể gồm ngày, ca, khu vực, công việc, mã khăn, số lượt, số tờ dự kiến, số tờ thực dùng, số tờ loại, lý do và người xác nhận. Chốt số tờ còn lại theo quy định khu vực. Khi nhiều người cùng dùng một mã khăn trong một ca, ghi riêng số xuất và số sử dụng để tránh quy toàn bộ chênh lệch cho một thiết bị. Trường hợp chưa có số đếm đáng tin, ghi rõ dữ liệu ước lượng thay vì làm tròn cho khớp sổ.
Khi tiêu hao tăng, kiểm tra theo thứ tự: lịch sản xuất có đổi không, phạm vi vệ sinh có thay không, quy trình cấp phát có gây bỏ gói dư không, chất lượng bao bì hoặc mã khăn có đổi không. Chỉ sửa định mức sau khi có bằng chứng rằng thay đổi lặp lại hoặc công việc đã chính thức thay đổi. Nếu chỉ một khu vực tăng bất thường, kho không nên tăng đồng loạt lượng cấp cho cả nhà máy. Nếu đã có sai lệch chất lượng, xử lý theo quy trình của cơ sở trước khi xem đó là dữ liệu chuẩn để dự báo.
Mức định kỳ cũng cần người phụ trách và ngày xem lại. Khi bàn giao giữa sản xuất, QA và kho, giữ phiên bản bảng có ngày áp dụng để đối chiếu. Bắt đầu với nhóm có số lượt lau lớn hoặc thường thiếu hàng, hoàn thiện cách ghi ở khu đó rồi mở rộng. Nếu còn phải chọn mã vật tư, xem thêm những nội dung nên kiểm tra khi nhận khăn lau cho nhà máy dược.
Câu hỏi thường gặp về định mức khăn lau phòng sạch
Có thể lấy số tờ của ca sáng nhân đôi cho ca tối không?
Có thể dùng làm dự báo ban đầu nếu hai ca có cùng phạm vi và tần suất. Nếu ca tối làm thêm vệ sinh cuối ngày, phải tách số tờ cho công việc đó. Đối chiếu số đếm sau vài chu kỳ làm việc đại diện để kho không phải xử lý thiếu hàng vào thời điểm khó bổ sung.
Định mức có được dùng làm giới hạn số tờ cho mỗi nhân viên không?
Mục đích của bảng là cấp phát và dự trù, không thay đổi quy trình. Khi cần thay khăn vì bẩn, rách hoặc theo yêu cầu thao tác, nhân viên dùng đủ và ghi lý do phát sinh. Tổ trưởng xem số liệu để điều chỉnh nguồn cung hoặc tìm nguyên nhân hao hụt.
Khi hỏi báo giá nên gửi gì cho SHiZU?
Gửi ứng dụng lau, kích thước mong muốn, bề mặt, mã đang sử dụng, quy cách đóng gói phù hợp với từng ca và sản lượng theo tuần hoặc tháng. Nếu có yêu cầu đặc thù về bao bì, tài liệu lô hoặc tiệt trùng, ghi rõ để lựa chọn và tài liệu được đối chiếu trước khi báo giá.
Trao đổi với SHiZU CLEANROOM: Gọi 0947 256 931 hoặc nhắn Zalo 0947 256 931.
